Een workflow, wat houdt dat in? Onder een workflow verstaan we alle verschillende taken die moeten worden gedaan om een bepaald project goed af te kunnen ronden. Je hebt een duidelijk einddoel en er zullen kleine taken moeten worden volbracht om dit doel te kunnen bereiken. Maar wat is precies het verband tussen een goede workflow en efficiënt versiebeheer en hoe kun je ervoor zorgen dat dit ook in jouw organisatie op de best mogelijke manier wordt toegepast? In dit artikel krijg je antwoord op deze vragen.
Wat versiebeheer nu eigenlijk inhoudt
Het is belangrijk om te weten wat versiebeheer is. Versiebeheer is erop toezien dat er geen verschillende versies van een document rondgaan en iedereen dus dezelfde versie van een bestand tot zijn of haar beschikking heeft. Dit kan makkelijk bereikt worden, door gebruik te maken van een Document Management Systeem waarbij een bestand door meerdere mensen tegelijk kan worden bewerkt.
De koppeling van versiebeheer en workflow
Met een Document Management Systeem hebben meerdere medewerkers dus toegang tot één bestand, om zo efficiënt samen te werken. Dit systeem kan echter nog veel meer. Een Document Management Systeem kan ervoor zorgen dat er automatische workflows gecreëerd worden. Dit zorgt er vervolgens voor dat alle betrokken personen kunnen zien wanneer zij welke taak volbracht moeten hebben. Het systeem zorgt voor een overzichtelijk geheel en een hele efficiënte werkwijze. Zo kan namelijk niemand vergeten wanneer een bepaalde taak af moet zijn of wat de afspraken überhaupt waren. Samenwerken is nog nooit zo efficiënt en eenvoudig geweest. Dit is dan ook direct de koppeling tussen een goede workflow en efficiënt versiebeheer.
Nog even alles op een rijtje: versiebeheer houdt dus in dat je ervoor zorgt dat er slechts één versie rondgaat van elk document. Om hier verzekerd van te zijn, kun je de hulp inschakelen van een Document Management Systeem. Dit systeem maakt het mogelijk dat ieder betrokken lid van een project bij het nodige bestand kan. Daarnaast kan iedereen dit bestand op hetzelfde moment aanpassen. Om het project nog soepeler te laten verlopen, biedt het systeem de optie aan om automatisch de workflows overzichtelijk weer te geven. Versiebeheer, een document management systeem en workflows.